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MANUAL DEL EXPOSITOR

Este manual es parte integral del acuerdo apoyo voluntario para patrocinar su stand en el Evento. Su lectura atenta es de gran importancia para los expositores.

  1. LOS ORGANIZADORES:

La EXPOSICION, que se llevara a cabo en el marco de la EXPOFERIA PORCINA 2006, es un evento organizado por la Federación Venezolana de Porcicultura (FEPORCINA), cuya dirección es  calle la industria, Edif. Casa Italia, piso 6, Ofic. 15. San Bernardino, Caracas.
Telefax: (0212)5711965/4643, Correo Electrónico: expoferiaporcina@cantv.net

  1. LOCALIZACION:

La Exposición se realizara en el Hotel Pipo Internacional, de Maracay, del 27 de Septiembre del 2006 hasta el 01 de Octubre del 2006.

  1. INAUGURACION:

El Acto de Instalación de la EXPOFERIA PORCINA 2.006, se realizara el miércoles 27 de Septiembre de 2006 las 6:30 p.m.  Al finalizar este acto (Aproximadamente a las 9:00 p.m.).  Se efectuara el brindis de la inauguración de la exposición dentro del área misma, con acceso exclusivo para expositores, delegados, invitados especiales y prensa.  Se prevé que este acto finalice a las 12:00 p.m.

  1. CRONOGRAMA DE LA EXPOSICION:
  • Comienzo de montaje de Stands desde las 7:00 a.m. del martes 26 de Septiembre del 2006. Quienes vayan a instalar stands especiales, podrán acceder desde el lunes 25 de Septiembre a las 02:00 p.m.  Se entiende por stand especial, aquel que este diseñado mediante elementos especiales y que no utilicen (salvo para apoyo) la tabaquería que se instala para los stands modulados.
  • Todos los trabajos deberán ser concluidos a las 12:00 m. el día 27 de Septiembre de 2006. A partir de esa hora el área de la Feria-Exposición estará cerrada para los expositores y contratistas para limpieza final por parte de los Organizadores.
  • Los expositores podrán acceder a la Expoferia a partir de las 06:00 p.m. el día 27 de Septiembre de 2006 para atención de su stand antes de la inauguración.
  • La Expoferia estará abierta al público en los siguientes horarios: días 28, 29 y 30 Septiembre del 2006, de 10:00 a.m. a 10:00 p.m.; domingo 01 de Octubre  de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.
  • La reposición de material, así como los arreglos necesarios al stand podrán ser efectuados estos días, entre las 7:00 a.m. y las 10:00 a.m.
  1. CLAUSURA:

Desmontaje general se realizará el día lunes 02 de octubre del 2006, en un horario comprendido desde las 8:00 a.m. hasta las 6:00 p.m.

NOTAS IMPORTANTES:

  • Por razones de logística, organización y seguridad, los organizadores se verán obligados a establecer multas a los expositores y/o decoradores que incumplan los horarios establecidos en el cronograma. Ningún expositor podrá desmontar parcial o totalmente su stand antes de la fecha y hora de la clausura
  • Los organizadores se reservan el derecho de modificar las fechas y el horario del evento, cuando así lo justifiquen causas de fuerza mayor.
  1. CREDENCIALES DE EXPOSITORES:
  • Los distintivos de expositores serán provistos por los organizadores a razón de un  distintivo por cada 2 m2 de stand.  El distintivo tendrá el nombre de la empresa expositora, pero no el de la persona que atiende el stand, para permitir una rotación del personal correspondiente.
  • Es conveniente que el personal asignado a cada stand se vista de una forma que este acorde a la calidad del evento y a la organización que representa. Es decir, uniforme o una elegancia casual o formal.
  1. PAGO A LOS ORGANIZADORES:

No podrán ocupar sus stands los expositores que no hayan realizado el 100% de su pago a FEPORCINA, antes del 20 de septiembre 2006.

  1. ANULACION DE PARTICIPACION EN EL EVENTO:

En caso de terminación o rescisión del Acuerdo de la Expoferia con tres (03) semanas o menos de antelación al evento, el expositor perderá lo que hubiere pagado y quedara además obligado al saldo de precio que le corresponda según el acuerdo de apoyo brindado espacio reservado, todo aquello a titula de indemnización de perjuicio a favor del organizador o arrendador.
De no presentarse el expositor antes del día 27 de septiembre del 2006 a las 10:00 a.m., los organizadores podrán disponer del stand, para evitar la mala impresión de un stand vació.

  • CONTRATO CON TERCEROS:

Ningún contrato firmado entre un expositor y un contratista formara parte del acuerdo entre el expositor y los organizadores, quienes no aceptaran      ninguna responsabilidad, en el caso de diferencias entre el expositor y él   Contratista.
Los expositores deberán cancelar directamente al contratista cualquier pago correspondiente.

  1. STANDS MODULADOS (MUY IMPORTANTE):

Los Stands modulados serán provistos por los organizadores. Aquellos expositores que no lo requieran parcial o totalmente deberán informar a los organizadores al menos una (1) semana antes del montaje del evento.
Los elementos confortantes de los stands modulados son:

  • Alfombra: Bouclé color gris directa sobre el piso.
  • Tabiques: Estructura modular de aluminio anodizado color natural,  panel color blanco, con una altura estándar de 2.40 metros.
  • Cenefa: Estructura de aluminio color natural, panel laminado en vinyl color blanco. Altura de la cenefa: 31cms
  • Nombre de Empresa: Letras autoadhesivas tipo helvética  estándar color negro, altura de la letra 8cms. Los Expositores deben enviar a los organizadores antes del 27 de septiembre 2006, el nombre de su compañía a ser utilizados en las cenefas. Este debe estar en forma abreviada, sin c.a., s.a., etc. Máximo 20 letras.
  • Iluminación: Lámparas dirigibles de tubo color natural con reflector de 75watts. Una lámpara de 4mts2 de stand modulado. Mínimo 2 unidades por stand.
  • Toma corriente: cajetín superficial de 2 toma con tierra, 110 voltios, 5 amperios. Una toma corriente para cada stand modulado de 4ó9mts2.Mínimo unidad por cada stand.

Altura de los Stands: La altura máxima permitida para los stands individuales, es de 2.60 metros. Es decir, que no sobresalgan más de 20c.m sobre la tabaquería de altura estándar.

En caso de requerir modificaciones en la conformación básica del stand modulado, informar por escrito a: FEPORCINA, que es la organizadora.  Para el montaje general de la Expoferia, se ha subcontratado una empresa especializada.

  1. SERVICIOS ELECTRICOS:

La  corriente eléctrica disponible en el Hotel Pipo Internacional, sede de la Expoferia Porcina 2004, es de 110 V 60 ciclos AC monofasico y 220 V, 60 ciclos AC en dos o tres fases.  Los expositores que contraten otras empresas, podrán emplear electricistas propios para la instalación interna de sus stands; pero por motivos de seguridad, solo la empresa contratada por FEPORCINA para la instalación de la tabiquería podrá conectar la electricidad de los stands con la red de luz y la fuerza eléctrica.
Quienes requieran instalaciones eléctricas especiales deberán contratarlas por separado, bien sea con electricistas particulares o con la empresa encargada del montaje de los Stands. Este costo es responsabilidad separada de cada expositor que lo requiere.

  1. REGLAMENTOS LOCALES PARA LA CONSTRUCCION:

Para atender los reglamentos locales, los expositores que decidan Construir Stands especiales, deberán  someter los proyectos de sus stands a los organizadores antes del 20 de septiembre de 2006.
Los expositores serán responsables por cualquier daño formado a los elementos confortantes del stand modulado, durante el montaje o desmontaje de stands o muestras y sus áreas deberán estar limpias a satisfacción de los organizadores al término del desmontaje. En caso de que los organizadores tengan que reparar daños, el expositor responsable deberá pagar el costo del trabajo.

  1. NO ESTA PERMITIDO:
  • Perforar o pintar perfiles o paneles en los stands modulados o paredes del hotel.
  • Desmontar, parcial o totalmente los elementos suministrados en el stand modulado, sin previa autorización.
  • Realizar conexiones eléctricas o telefónicas en tableros o cableados no destinados al expositor correspondiente, o sin aprobación del electricista de la contratista oficial del evento.
  • El uso de Dry-Wall a ser lijado dentro del pabellón.
  • Corte, cepillado o lijado de madera y uso de soldadura eléctrica o de acetileno, sin la debida protección del área de trabajo.
  • Bloquear la circulación en pasillos de la Exposición con materiales, equipos, etc.
  • Almacenar cualquier elemento en los pasillos posteriores al stand.
  • Suspender o fijar cualquier elemento a las estructuras  del pabellón.
  1. LIMITACIONES DE LOS STANDS:
  • Ningún stand o componente del mismo podrá exceder la altura del tabique del stand modulado correspondiente al área donde se ubica, sin previo acuerdo escrito con los organizadores. Esto no se aplica a equipos a exponer, para las cuales las limitaciones son impuestas por las características propias del salón de exposición. (Ver punto Nro. 11 de este reglamento).
  • Cuando un expositor tenga paredes comunes con otro expositor, sus elementos conformantes de la decoración no podrán  exceder de 2,40 mts de altura para evitar discrepancias.
  • En los casos donde elementos decorativos sobrepasen 2,40 mts de altura, el expositor interesado será responsable por decorar la cara posterior de modo que satisfaga a los expositores vecinos y a los organizadores.
  1. TELÉFONOS:

Los expositores interesados en este servicio, deberán canalizar su pedido a través de los organizadores de la Expoferia.
La solicitud deberá ser por escrito a más tardar para el día miércoles 20 de septiembre de 2006, especificando tipo de línea, número de stand, compañía, dirección y persona responsable por la solicitud.
La instalación interna hasta el stand es un costo adicional.  Los consumos que hagan los expositores a través de la línea solicitada, también serán cancelados directamente al Hotel Pipo Internacional; o a la CANTV, según quien sea el propietario de la línea.

  1. PRECAUCION CONTRA INCENDIOS Y EXPLOSIONES:

Todos los materiales utilizados en la construcción de stands deben sujetarse a las normas locales contra incendios, aplicándose los reglamentos normales para las exposiciones. No podrán ser utilizados materiales de naturaleza peligrosa, sin la previa aprobación escrita de los organizadores y cuando sea apropiado, también la autoridad local.
No podrán los pasillos de emergencia ser obstruidos en ningún momento.
Los expositores no podrán almacenar materiales inflamables en el sitio (incluyendo cajas y otros materiales de empaque), los cuales deberán ser removidos del sitio o almacenados en áreas destinadas a este fin. Se recomienda a todos los expositores tener un extintor en su stand.

  1. LIMPIEZA DE STANDS:

Los organizadores harán la limpieza general (alfombras, ceniceros y cestos para papeles. La limpieza interior de cada Stand, es responsabilidad de cada expositor. Al clausurarse la Expoferia, la basura de los Stand deberá ser colocada en bolsas plásticas.      

  1. MATERIALES DE EMPAQUES:

Cajas vacías y otros materiales de empaques deberán ser identificados y depositados en las áreas determinadas por los organizadores para tal fin hasta clausura de la Expoferia. Los materiales no tratados así serán removidos del sitio, sin responsabilidad en cuanto a su restitución.

  1. VOLUMEN DEL SONIDO:

Por respeto a los otros expositores y a los visitantes, se aceptara únicamente tener en cada Stand un volumen de sonido que no moleste o interfiera al expositor vecino. Los organizadores se reservan el derecho de determinar el volumen aceptable de sonidos en el caso de protesta por parte de los expositores.
En caso de presentar grupos musicales que amenicen la Expoferia, igualmente se exige que el volumen musical tenga características de música ambiental.

  1. SEGURIDAD:
  • La seguridad individual de los Stands y sus muestras es responsabilidad del propio expositor. Muy en especial al concluirla Expoferia, en ninguna forma deberán los Stand quedarse solos  si contienen muestras valiosas o fáciles de ser removidas.
  • Los organizadores o el contratista de seguridad no aceptan ninguna responsabilidad por cualquier pérdida o daño de Stand, muestras, equipos, materiales, mercancías, propiedades u objetos personales cualesquiera que sean las circunstancias de la perdida o daño.
  • Es de responsabilidad individual de cada expositor proteger su Stand, muestras y propiedades particulares. Si el expositor, visto el valor o características de sus muestras, requiere la presencia permanente de un agente de seguridad, cuando sus propios funcionarios no estén en el Stand, deberán informar a los organizadores y acordar el costo de ese servicio.
  • Todas las mercancías al removerse del salón de Exposiciones, deberán ser cubiertas por el correspondiente permiso, a ser emitido por  el contratista de seguridad.
  • Se recomienda a los Expositores obtener sus permisos con anterioridad, para evitar congestiones en la oficina del contratista el último día.
  • Todas las cajas y bolsas, inclusos de los expositores y organizadores, serán abiertas y examinadas a la salida del pabellón.
  • La fecha limite para recibir órdenes de seguridad especiales es hasta el día Lunes  26 de Septiembre de 2006..
  • El nombre del contratista especial para la seguridad, será informado oportunamente, así como las cláusulas de su contrato.

Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3

 

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